Ben jij een echte regelaar die houdt van overzicht, structuur en afwisseling? Op ons bedrijfsbureau ben jij de spil tussen productie, verkoop en klanten. Je zorgt dat processen soepel verlopen, houdt de planning strak in de gaten en ondersteunt collega’s met jouw organisatietalent. Geen dag is hetzelfde – en juist dát maakt deze rol zo leuk.
De inhoud van jouw functie
Als medewerker bedrijfsbureau ondersteun je de dagelijkse bedrijfsvoering door het coördineren en verwerken van administratieve, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden. Je bent een belangrijk telefonisch en administratief aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en collega’s en beantwoordt vragen over onder andere orders, levertijden en lopende zaken. Daarnaast zorg je voor het aanmaken, verwerken en opvolgen van klantorders en productieorders en ondersteunt bij verschillende werkzaamheden binnen het bedrijfsbureau.Hierbij is er dagelijks contact met verkoop, planning, inkoop, productie, logistiek en finance.
De functie is breed en afwisselend en vraagt om iemand die administratief sterk is, makkelijk communiceert, overzicht houdt en graag ondersteunt waar dat nodig is.Je vormt een belangrijke schakel tussen verkoop, inkoop, productie, logistiek en finance, en draagt bij aan een efficiënte planning en correcte informatievoorziening
Jouw taken in het kort
Orderverwerking en administratie
- Registreren, verwerken en opvolgen van klantorders.
- Controleren van ordergegevens, aantallen, prijzen en gewenste levertijden.
- Verwerken van wijzigingen in klantorders
- Bewaken van openstaande administratieve acties rondom klantorders.
- Bijhouden van artikel- en ordergegevens in ons ERP-systeem ISAH
Planning en productieondersteuning
- Aanmaken van productieorders met bijbehorende documenten.
- Administratief ondersteunen van de productieplanning
- Verwerken van wijzigingen in productieorders
- Verzorgen en controleren van productie- en orderdocumentatie.
- Ondersteunen van de Planner / Inkoper en productie bij administratieve werkzaamheden.
- Signaleren van ontbrekende of afwijkende gegevens in productieorders
Logistieke en inkoopadministratie
- Administratief verwerken en controleren van inkooporders.
- Controleren en verwerken van orderbevestigingen van leveranciers.
- Administratief opvolgen van openstaande bestellingen
- Ondersteunen bij het verzorgen en controleren van pakbonnen en overige transportdocumentatie.
Financiële ondersteuning
- Inboeken en controleren van uren medewerkers en uitzendkrachten
- Ondersteunen bij debiteuren- en crediteurenbeheer.
- Controleren van administratieve gegevens ten behoeve van facturatie.
ERP en procesondersteuning
- Werken met ons ERP-systeem ISAH.
- Signaleren van fouten of verbeterpunten in werkprocessen.
- Signaleren van zaken die aandacht nodig hebben en deze actief oppakken of doorzetten.
- Bijdragen aan het verder verbeteren en digitaliseren van administratieve werkzaamheden.
Communicatie en coördinatie
- Beantwoorden van interne en externe vragen telefonisch en per mail over orders, levertijden en administratie.
- Fungeren als telefonisch aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en andere externe relaties.
- Tijdig doorzetten van vragen en knelpunten naar de juiste collega.
- Fungeren als schakel tussen verschillende afdelingen (productie, inkoop, verkoop, finance).
Algemene ondersteuning bedrijfsbureau
- Ondersteunen van collega’s binnen het bedrijfsbureau waar nodig.
- Uitvoeren van voorkomende administratieve werkzaamheden.
Competenties
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig
- Samenwerken
- Flexibel
- ICT-vaardig ( ervaring in werken met ERP systemen )
- Klantgericht
- Beheersing Engelse taal
Dit bieden wij jou
- Een marktconform salaris op basis van kennis en ervaring (€ 2.750 – € 3.300,-) op basis van 38 uur.
- Mogelijkheid tot deeltijd werken en flexibele werktijden ( 24-38 uur)
- Voldoende doorgroeimogelijkheden en mogelijkheden tot het volgen van vak gerelateerde opleidingen
- Een informele, dynamische werkomgeving in een groeiend bedrijf
- Veel ruimte voor eigen initiatieven
Wil jij ons team versterken?
Stuur dan een email naar Bas Bergman ln.citsalpesle@bb . Dan kunnen we snel kennismaken en ervaren of we bij elkaar passen.
